Sekretarz biura zarządu
Opis
Prowadzi obsługę kancelaryjno-biurową zarządu, spółki, partii, urzędu, na podstawie przepisów administracyjnych i prawnych; uczestniczy w posiedzeniach członków zarządu i sporządza z nich protokoły.
Zadania
- prowadzenie dokumentacji prawnej i kancelaryjno-biurowej urzędu, spółki, partii;
- prowadzenie rejestrów sądowych;
- przyjmowanie i prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
- organizowanie posiedzeń członków zarządu;
- uczestniczenie w posiedzeniach zarządu i sporządzanie protokołów z posiedzeń dla wszystkich członków zarządu;
-opracowywanie materiałów z posiedzeń członków zarządu oraz projektów uchwał zarządu;
- przekazywanie do wykonania uchwał zarządu wg rozdzielnika;
- prowadzenie rejestru uchwał zarządu oraz nadzorowanie prawidłowej ich publikacji;
- przygotowywanie materiałów do zatwierdzenia na posiedzeniach członków zarządu;
- organizowanie spotkań członków zarządu z przedstawicielami miast, sejmiku samorządowego, firm, zakładów różnych branż na terenie miast i w regionie;
- utrzymywanie kontaktów z kołami i przedstawicielami zarządu na szczeblu krajowym i w obrębie regionu;
- przyjmowanie klientów i kierowanie ich do odpowiednich członków zarządu;
- koordynowanie pracy członków zarządu;
- organizowanie spotkań tematycznych członków zarządu z dziennikarzami prasy i telewizji;
- prowadzenie rozmów informacyjnych z dziennikarzami (telefonicznie lub bez
- pośrednio);
- przepisywanie na maszynie do pisania lub komputerze wszelkich pism, uchwał i zarządzeń członków zarządu;
- obsługiwanie gości zaproszonych do biura zarządu
- przekazywanie materiałów, podawanie napojów, wynajmowanie hotelu itp.;
- dopilnowywanie sprawnego funkcjonowania biura, terminów spotkań członków zarządu, wysyłanych pism;
- nadzorowanie prawidłowego sposobu załatwiania skarg i wniosków klientów;
- dbanie o reklamę działalności zarządu, spółki, partii;
- przyjmowanie faksów, telefaksów, obsługiwanie telefonów.
Dodatkowe
- kontrolowanie i nadzorowanie pracy asystenta sekretarza, pomocy administracyjnej;
- prowadzenie korespondencji w języku obcym;
- prowadzenie wstępnych rozmów w języku obcym z przedstawicielami firm z innych krajów;
- pełnienie funkcji kierownika kadr w przedsiębiorstwie.