Sekretarz asystent
Opis
Organizuje przepływ informacji w przedsiębiorstwie, spółce, urzędzie, partii itp.; przechowuje te informacje, a także wszystkie inne dokumenty dotyczące instytucji; organizuje codzienną pracę szefa; dba o zaopatrzenie biura w materiały kancelaryjno-biurowe.
Zadania
- organizowanie przepływu informacji między szefem a różnymi jednostkami instytucji;
- pomaganie kierownikom jednostek, innym pracownikom i klientom w uzyskiwaniu informacji natury organizacyjnej lub administracyjnej;
- kompletowanie, kontrolowanie i porządkowanie aktów prawnych i dokumentów przedsiębiorstwa, partii, spółki, urzędu;
- przepisywanie korespondencji, sprawozdań z brudnopisów na maszynie do pisania lub komputerze;
- zajmowanie się przychodzącą i wychodzącą pocztą: rozkładanie, zapisywanie i rozdzielanie poczty;
- pomaganie w organizowaniu spotkań klientów z szefem;
- weryfikowanie propozycji spotkań klientów z szefem, a w razie potrzeby odwoływanie ich i zapisywanie nowych terminów;
- obsługiwanie gości (klientów) zaproszonych do szefa na spotkania, konferencje, narady (rozdawanie potrzebnych materiałów, stemplowanie delegacji, podawanie napojów);
- sprawowanie nadzoru nad zakupami bieżącymi materiałów kancelaryjno-biurowych;
-udzielanie informacji telefonicznych lub bezpośrednich osobom zainteresowanym kontaktem z dyrektorem, prezesem;
- kserowanie pism, materiałów;
- prowadzenie listy adresowej, pocztowej, telefonicznej;
- dbanie o wystrój gabinetu szefa i sekretariatu;
- obsługiwanie telefonów, faksów, telefaksów, kserokopiarek.
Dodatkowe
- pełnienie funkcji sekretarza biura urzędu, przedsiębiorstwa, spółki, partii;
- pełnienie funkcji kierownika kadr.